Omgaan met privacy: Register van verwerkingsactiviteiten

CCS Bennekom

Contactgegevens praktijk: Ereprijs 4A, 6721 ZA Bennekom / 0318 628 444 / info@ccsbennekom.nl

CCS Bennekom is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegeven zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Inleidend

Volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die per 25 mei 2018 definitief van kracht is geworden, is het noodzakelijk om te beschrijven hoe binnen onze praktijk met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Naast de reeds geldende kaders met betrekking tot privacybescherming van de beroepsverenigingen waar wij bij zijn aangesloten dient inzichtelijk te zijn hoe wordt omgegaan met uw persoonsgegevens en hoe uw gegevens beschermd worden.

Uw privacy is voor ons vanzelfsprekend belangrijk. Vanuit onze beroepscode beschermen wij gevoelige informatie en gaan we zorgvuldig met uw privacy om. Dat was eerder al zo en zal ook zo blijven. De Wet AVG is aanleiding om ons privacybeleid hieronder uitgebreid te verwoorden en u daarover te informeren. Heeft u hierover vragen, dan zullen wij deze graag beantwoorden.

Doel van vastleggen van de persoonsgegevens:

Als hulpverlener/therapeut/supervisor/coach zijn wij aangesloten bij de beroepsvereniging(en) zoals genoemd in het geval van therapie en counseling in de behandelovereenkomst of in het geval van supervisie en coaching  in het samenwerkingscontract. Wij werken volgens de geformuleerde standaarden en regelgeving van de betreffende beroepsverenigingen. Dat verplicht ons onder meer tot:

  • het houden van een cliëntendossier met persoonlijke gegevens teneinde een zorgvuldige praktijkvoering uit te kunnen voeren.
  • het afsluiten van een behandelovereenkomst.

Om uw privacy te waarborgen zullen wij:
–  zorgvuldig omgaan met uw persoonlijke gegevens
–  en er voor zorgen dat onbevoegden geen toegang hebben tot uw gegevens

Indien dit vooraf expliciet met u is overeengekomen en schriftelijk vastgelegd kunnen gegevens uit uw dossier gedeeld worden met derden. Hiervoor is een apart toestemmingsformulier beschikbaar.

De gegevens in het dossier blijven zolang bewaard als de betreffende wetgeving en de beroepsvereniging voorschrijft. Afgesloten papieren dossiers worden bewaard in een afgesloten ruimte, digitaal worden gegevens beveiligd bewaard.

Overzicht van de persoonsgegevens die worden vastgelegd:

  1. In het dossier worden vastgelegd de volgende persoonlijke gegevens die relevant zijn voor het traject:
    • Naam
    • Adres
    • Geboortedatum
    • Geslacht
    • Telefoonnummer
    • Mailadres
    • Gezinssamenstelling
    • Verwijzer
    • Datum intake en evaluaties, datum afsluiting traject.

In het dossier wordt verder beschreven:

    • Relevante persoonlijke omstandigheden
    • Klachten/aanmeldvraag/aanleiding
    • Hulpvraag/leervraag
    • Analyse en werkpunten
    • Beoogd resultaat
    • Begeleidingsvorm (counseling/coaching/supervisie)
    • Evaluatieverslagen, reflectieverslagen, gespreksverslagen
    • Gegevens die ik, na uw expliciete schriftelijke toestemming, heb opgevraagd bij een andere dienstverlener.

Factuur

Ten behoeve van de factuur die per email aan u verzonden wordt, leggen we de volgende gegevens vast:

  • Naam, adres, postcode, woonplaats
  • Begeleidingsvorm
  • Data en kosten van de sessies

 

Hoe de cliënt geïnformeerd wordt:

  • De cliënten/supervisanten/coachees worden geïnformeerd over de bescherming van hun persoonsgegevens,
    • Mondeling, bij aanvang van de behandeling of samenwerking.
    • Schriftelijk, middels de behandelovereenkomst of het samenwerkingscontract, waarin verwezen wordt naar dit register van verwerkingsactiviteiten, dat toegankelijk is op de website.
  • Betreffende minderjarigen en ouders (volgens regelgeving AVG):
    • Indien beide ouders gezamenlijk het ouderlijke gezag uitoefenen over een minderjarig kind, ongeacht of ze gescheiden zijn, ongeacht of een van de ouders beschuldigd wordt van (seksueel) misbruik van / geweldpleging naar / verwaarlozing van het kind geldt :
Leeftijdscategorieën Wie sluit de overeenkomstWie krijgt informatieWie geeft toestemming
0-11 jaarBeide ouders/ voogdBeide ouders/ voogdBeide ouders/ voogd
12-15 jaarBeide ouders/ voogdBeide ouders/ voogdBeide ouders/ voogd + cliënt
16-18 jaarcliëntcliëntcliënt

 

Als één van de ouders de behandeling aanvecht, kan de kantonrechter vervangende toestemming regelen.

Inzage en wijzigingsrecht

U heeft te allen tijde recht op inzage, aanvulling en verwijdering van de gegevens in uw dossier. Indien u hier gebruik van wenst te maken dient hiertoe een schriftelijke verklaring te worden ondertekend.

Uitzondering: dit is beschreven in de factsheet “WBP wordt AVG” van de Beroepsvereniging voor Professionals in het Sociaal Werk (BPSW).

Wie werkt er met het dossier?

Uw eigen hulpverlener/therapeut/supervisor/coach is de enige, die toegang heeft tot het dossier. Uitzondering is de situatie van noodzaak tot waarneming in geval van calamiteiten. In dat geval hebben de collega’s van CCS Bennekom, te weten (Janneke van Beek, Huib Terlouw, Ben Visser of Hanneke van Wijgerden-Snoek) toegang tot uw dossier. Wij hebben een geheimhoudingsplicht (beroepsgeheim) op grond van de beroepscode van de beroepsverenigingen waar wij bij zijn aangesloten.

Indien overleg met derden, (bijv. een huisarts, specialist, andere behandelaar) nodig is voor een goede behandeling/begeleiding, geeft de cliënt/supervisant/coachee hiervoor voor iedere derde apart schriftelijk toestemming middels een toestemmingsformulier.

Uitzondering: In geval van levensbedreigend gedrag van de cliënt of andere bij de cliënt behorende personen kan de hulpverlener/therapeut/supervisor/coach het noodzakelijk achten derden in te schakelen teneinde de dreiging op te heffen.

Beveiliging van de persoonsgegevens (cliëntendossier).

  • De NAW gegevens (inclusief gespreksdata en duur van de gesprekken met in rekening gebrachte tarief) worden digitaal bewaard t.b.v. het versturen van een factuur en het maken van een overzicht per jaar over de gemaakte uren. Dit ten behoeve van onze registraties en belastingaangiften. Ze zijn beveiligd met een wachtwoord.
  • Voor zover gegevens op papier bewaard worden (bijv. behandelovereenkomsten of samenwerkingscontract, gespreksverslagen, eventuele correspondentie en verslagen van andere hulpverleners), worden ze bewaard in een afgesloten kast.
  • De website en webmail wordt gehost door Hosting2Go te Breda.

Mogelijke datalekken en eventuele diefstal van gegevens:

  • Wanneer er een eventueel datalek openbaar zou komen, dan wordt in overleg met Hosting2Go als eerste gezocht naar het stoppen van dit lek. Dat kan bijv. door het veranderen van wachtwoorden.
  • Datalekken worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
  • Cliënten/supervisanten/coachees zullen na het bekend worden van diefstal of lekken van data direct geïnformeerd worden.